Nieuwe medewerker onboarden met de AI Assistant Volgen

Een nieuwe medewerker invoeren kost normaal gesproken best wat handwerk: gegevens overtypen uit een intakeformulier of arbeidsovereenkomst, adresgegevens controleren, een bankrekeningnummer invoeren, het dienstverband instellen. De AI Assistant (onboarding) neemt dat werk voor je over. Hij leest de documenten van de nieuwe medewerker en vult de onboarding in Nmbrs Payroll automatisch in, zodat jij vooral hoeft te controleren in plaats van te typen.

Wat doet de AI Assistant voor je?

De AI Assistant haalt gegevens uit de documenten die je van een nieuwe medewerker ontvangt en vult daarmee automatisch de onboardingstappen in Nmbrs Payroll:

•  Persoonsgegevens, zoals naam, geslacht, burgerlijke staat, geboortedatum en -plaats, en nationaliteit.
• Adres- en contactgegevens.
• Bankgegevens.
• Dienstverband, functie, afdeling, kostenplaats.
• Rooster en salaris.

Let op: de AI Assistant koppelt alleen een bestaande functie, afdeling of kostenplaats — hij kan deze niet zelf aanmaken. Ontbreekt een van deze in Nmbrs Payroll, maak hem dan eerst zelf aan voordat je de onboarding start.

Je krijgt de ingevulde gegevens altijd eerst te zien voordat de medewerker wordt aangemaakt. De AI Assistant doet het voorwerk, jij houdt de controle.

Welke documenten kan de AI Assistant verwerken?

Let op: De medewerker kan alleen worden aangemaakt als een kopie van het identiteitsbewijs én het BSN van de medewerker zijn aangeleverd. Een rijbewijs geldt daarbij niet als identiteitsbewijs — lever een paspoort of ID-kaart aan.

•  Een ingevuld intakeformulier van de nieuwe medewerker
•  Een ondertekende arbeidsovereenkomst of stageovereenkomst.
• Een kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterkant, geen rijbewijs), voor de identiteitscontrole
• Een loonbelastingverklaring

Je kunt deze documenten aanleveren als PDF, foto of scan (JPG of PNG), Word-bestand (DOCX) of Excel-bestand (XLSX). Upload je meerdere documenten tegelijk, dan kun je er maximaal vijf per keer aanleveren, elk tot 5 MB.

Welke documenten worden bewaard bij de nieuwe medewerker?

Documenten die je aanlevert, worden na jouw goedkeuring toegevoegd aan het dossier van de nieuwe medewerker in Nmbrs Payroll. Het intakeformulier zelf is hierop de uitzondering: dat gebruikt de AI Assistant  alleen om de gegevens uit te halen, het formulier wordt niet los bewaard bij de medewerker.

Lever je een van de optionele documenten niet aan, dan slaat de AI Assistant die stap gewoon over — alleen de voorkant van het identiteitsbewijs is altijd verplicht.

Zo werkt het

1. Je ontvangt van de nieuwe medewerker het ingevulde intakeformulier of de ondertekende arbeidsovereenkomst, samen met een kopie van het identiteitsbewijs.
2. Je start de onboarding in Nmbrs Payroll en laat de AI Assistant de documenten verwerken.
3. De AI Assistant leest de documenten en vult de onboardingstappen automatisch in.
4. Voor de medewerker wordt aangemaakt, voert de AI Assistant automatisch een controle uit die veelvoorkomende fouten in de salaris instellingen opspoort. Vindt hij iets, dan laat hij dat zien en vraagt hij of je het eerst wilt oplossen of toch wilt doorgaan.
5. Je controleert het overzicht en geeft akkoord. Pas na jouw goedkeuring wordt de medewerker daadwerkelijk aangemaakt in Nmbrs Payroll, met alle gegevens in één keer.

Bekijk hier de klikbare demo. Daarin laten we stap voor stap zien hoe het werkt. 

Zo onboard je een medewerker het snelst

De AI Assistant doet het meeste werk, maar hoe snel het gaat bepaal je zelf. Elke vraag die hij moet stellen, kost een extra ronde. Die vragen komen bijna altijd uit drie dingen voort: de inrichting van je bedrijf in Nmbrs Payroll, de kwaliteit van de documenten en de manier waarop je het gesprek start. Regel je die vooraf, dan loopt de onboarding meestal in één keer door tot het controleoverzicht.

Vooraf: regel dit één keer

• Stel default medewerkers in. Dit is de grootste tijdwinst. Een default medewerker vult de loonheffing- en SVW-instellingen en de aard van de arbeidsverhouding alvast in, en soms ook het rooster en vaste looncomponenten. Dat scheelt vragen en meldingen in de controle vooraf.
• Maak functies, afdelingen en kostenplaatsen aan. De AI Assistant koppelt alleen aan wat al in Nmbrs Payroll bestaat. Staat er een waarde op het formulier die nog niet bestaat, dan laat hij de beschikbare opties zien en vraagt hij hoe je verder wilt.
• Gebruik dezelfde bedrijfsnaam. Zorg dat de werkgever op je formulieren hetzelfde heet als het bedrijf in Nmbrs Payroll. Dan herkent de AI Assistant het bedrijf direct en hoef je het alleen te bevestigen.
• Vul je intakeformulier aan. Neem in elk geval op: BSN, startdatum, contractvorm, uren per dag, salaris, loonheffingskorting.
  Wat op het formulier staat, hoeft de AI Assistant niet te vragen.

Zorg voor documenten die makkelijk te lezen zijn

• Leg antwoorden vast als tekst, niet als keuzevakje of omcirkeld antwoord. Dit voorkomt mogelijk verkeerde of foutieve data in Nmbrs Payroll
• Vermijd formules en verwijzingen in Excel. Een cel die zijn waarde uit een andere cel of een keuzelijst haalt, levert soms een andere uitkomst op dan je op het scherm ziet.
•  Schrijf het salaris ondubbelzinnig op: vermeld of het om een fulltime bedrag gaat of om het bedrag bij dit aantal uren, bijvoorbeeld “€ 2.400 bruto per maand bij 24 uur”. Dat bepaalt de schatting van het Jaarloon BT.
•  Lever elk document als apart bestand aan. Voeg het identiteitsbewijs, het contract en de loonbelastingverklaring niet samen tot één pdf: losse bestanden worden beter herkend en komen netjes apart in het medewerkersdossier.
• Scan het identiteitsbewijs scherp en volledig, voor- én achterkant. Het BSN staat op de achterkant, en zonder BSN kan de medewerker niet worden aangemaakt. Een rijbewijs telt niet als identiteitsbewijs.x

De snelste route in het gesprek

1. Upload alles in één keer. Stuur meteen alle documenten mee die je hebt: het intakeformulier en/of de ondertekende arbeidsovereenkomst, de voor- en achterkant van het identiteitsbewijs en eventuele extra documenten. Je hoeft er meestal niet bij te vermelden dat het om een nieuwe medewerker gaat. Je kunt maximaal vijf bestanden tegelijk aanleveren, elk tot 5 MB — heb je er meer, stuur de rest dan in je volgende bericht.
2. Bevestig het bedrijf. De AI Assistant zoekt de werkgever op die op het formulier staat en vraagt of dat klopt.
3. Kies de default medewerker. Geef direct aan welke gebruikt moet worden, of dat je er geen wilt. De AI Assistant past nooit uit zichzelf een default medewerker toe.
4. Laat de onboarding doorlopen. Zijn er geen onduidelijkheden of ontbrekende gegevens, dan vult hij de stappen achter elkaar in en kom je uit bij de schatting van het Jaarloon BT. Die schatting krijg je bij een bruto fulltime- of parttime salaris.
5. Bekijk de controle vooraf. Klopt de schatting, dan volgt de run controle. Fouten kun je eerst oplossen of bewust overslaan; waarschuwingen blokkeren het opslaan niet, maar krijg je deze wel te zien.
6. Geef akkoord. Pas daarna wordt de medewerker aangemaakt, met alle gegevens in één keer.
    

Wat de onboarding kan vertragen

Veelgestelde vragen

Een veld is leeg gebleven nadat de AI Assistant het document heeft verwerkt. Wat nu?

Vul het veld handmatig aan. Dit gebeurt af en toe bij gegevens die op het brondocument als keuzevakje zijn vastgelegd in plaats van als tekst — de AI Assistant laat het veld dan liever leeg dan een gok te wagen.

Is het veilig om gevoelige gegevens, zoals een BSN of een identiteitsbewijs, door de AI Assistant te laten verwerken?

Ja. De AI Assistant verwerkt deze documenten volgens dezelfde beveiligings- en privacystandaarden die gelden voor de rest van je salarisadministratie in Nmbrs Payroll.

Welke documenten kan ik het beste aanleveren?

Zorg voor een scherpe, volledige scan of foto van het identiteitsbewijs (voor- en achterkant) en een volledig ingevuld intakeformulier of ondertekende arbeidsovereenkomst. Hoe vollediger en leesbaarder het document, hoe beter de AI Assistant de gegevens herkent.

Moet ik rekening houden met de opmaak van documenten?

Ja. Hoe eenvoudiger het formulier, hoe kleiner de kans dat gegevens ontbreken of verkeerd worden overgenomen. Leg antwoorden bij voorkeur vast als tekst, en niet als keuzevakje of omcirkeld antwoord.

Gebruik in Excel geen verwijzingen of formules. Een cel die zijn waarde ergens anders vandaan haalt, levert soms een andere uitkomst op dan je op het scherm ziet.

Voeg documenten ook niet samen tot één groot pdf-bestand met daarin bijvoorbeeld de kopie van het identiteitsbewijs, het contract én de loonbelastingverklaring. Dan is lastig te bepalen wat voor document het is en welke gegevens erin staan. Bovendien worden de documenten los in het dossier van de medewerker opgeslagen.

Mijn bestand wordt niet geaccepteerd. Waar moet ik op letten?

Controleer of het bestand een ondersteund formaat heeft (PDF, JPG, PNG, DOCX of XLSX) en niet groter is dan 5 MB. Upload je meerdere documenten in één keer, dan kun je er maximaal vijf tegelijk aanleveren.

Kan de AI Assistant een nieuwe functie, afdeling of kostenplaats aanmaken?

Nee. Functies, afdelingen en kostenplaatsen moeten al in Nmbrs Payroll bestaan voordat je de onboarding start — de AI Assistant koppelt de medewerker alleen aan een bestaande. Ontbreekt er een, maak deze dan eerst handmatig aan.

Wat gebeurt er als de run controle iets vindt?

Zijn er fouten gevonden, dan adviseert de AI Assistant om deze eerst op te lossen en vraagt hij of je dat wilt doen of toch wilt opslaan. Zijn er alleen waarschuwingen, dan blokkeert dat het opslaan niet, maar laat de AI Assistant ze wel altijd zien voordat je bevestigt.

Waarom vraagt de AI Assistant naar een default medewerker?

Heeft jouw bedrijf een default medewerker ingesteld voor deze instellingen, dan biedt de AI Assistant aan dat toe te passen. Dat scheelt handwerk en voorkomt fouten bij de eerste salarisverwerking.